1. Stakeholder:innen einbeziehen
- Administrator:innen: Travel-Manager:innen oder Assistent:innen der Geschäftsführung, die für die Buchung von Dienstreisen verantwortlich sind.
- Vorgesetzte: Der oder die direkte Vorgesetzte derjenigen Person, die sich auf Geschäftsreise begibt.
- Führungsabteilung: Vertreter:innen der Führungsebene.
- Finanzabteilung: Vertreter:innen der Finanzabteilung, die für Reisekosten und Reisekostenabrechnung zuständig sind
- HR: Vertreter:innen der Personalabteilung, der sich um die Geschäftsreise kümmern (aus Sicht der Anstellungsverhältnisse und deren Einhaltung)
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2. Übersichtliches Genehmigungsverfahren einführen
- Welche Ansprechpartner:innen für Geschäftsreisen gibt es im Unternehmen, und wer von diesen ist berechtigt, eine Dienstreise zu genehmigen?
- Wer ist verantwortlich für das Buchen von Geschäftsreisen? Angestellte, Vorgesetzte oder die Vorstandsassistenz?
- Müssen Reisende vorher einen Dienstreiseantrag stellen und benötigen sie eine offizielle Dienstreisegenehmigung? Wenn ja: Wie, wo und an wen muss der Dienstreiseantrag gestellt werden bzw. wer muss ihn genehmigen?
- Wie viel Vorlauf bedarf es, damit eine Dienstreise rechtzeitig genehmigt und umgesetzt werden kann?
- Was ist im Falle einer spontanen Geschäftsreise zu tun? Gibt es Ausnahmefälle von den allgemeinen Vorschriften?
- Ist nur die Buchung von bestimmten Beförderungsmitteln und Unterkünften im Rahmen einer Dienstreise erlaubt? Dürfen Arbeitnehmer:innen zum Beispiel im Flugzeug nur die Economy- oder auch die Business Class buchen? Oder darf das Hotel mehr als drei Sterne haben?
- Gibt es für Dienstreisen ein festes Reisekosten-Budget?
3. Tool für zentrale Verwaltung finden
4. Mitarbeiter:innen einbeziehen
5. Reisegenehmigung für Dienstreisen automatisieren
Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen mit TravelPerk managen
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Reiseplanung & Buchung
Dienstreiseantrag & Dienstreisegenehmigung
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FAQ – häufig gestellte Fragen rund um den Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
- Kosten für Beförderungsmittel vor Ort, z. B. Mietwagen, solange diese für die Diensttätigkeit notwendig sind
- Kosten für ein Hotel oder eine Unterkunft
- Verpflegungspauschale
- tägliche Arbeitszeit: Hier empfiehlt es sich, vor Antritt der Reise klar zu definieren, wie lang die tägliche Arbeitszeit dauert und welche im Zuge der Reise geplanten Veranstaltungen und Unternehmungen als Arbeitszeit gelten.
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